Q: ผู้ใช้งานได้บันทึกซื้อวัตถุดิบแบบซื้อเชื่อแล้ว แต่ภายหลังพบว่าราคาซื้อที่บันทึกไว้ต่ำกว่าราคาจริง ทำให้ต้องเพิ่มยอดหนี้คงค้าง ผู้ใช้งานต้องบันทึกเอกสารใดเพิ่มเติม
A: ในกรณีที่มีการบันทึกซื้อเชื่อไปแล้ว แต่ภายหลังพบว่าราคาซื้อไม่ตรงกับความเป็นจริง และจำเป็นต้องเพิ่มยอดหนี้ให้ถูกต้องตามเอกสารจากผู้ขาย ผู้ใช้งานควรบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเติมในระบบ เพื่อให้ยอดเจ้าหนี้และต้นทุนวัตถุดิบสะท้อนมูลค่าที่ถูกต้องครบถ้วน
สาเหตุ:
อาจเกิดจากการบันทึกราคาซื้อผิดพลาด หรือผู้ขายแจ้งราคาที่ถูกต้องภายหลัง ส่งผลให้มูลค่าหนี้และต้นทุนวัตถุดิบต่ำกว่าความเป็นจริง จำเป็นต้องปรับยอดให้ถูกต้องตามเอกสารจากผู้ขาย
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบประเภทเอกสารที่ใช้เพิ่มยอดหนี้ และปรับต้นทุนสินค้าให้ถูกต้องตามมูลค่าจริง
เป้าหมาย:
ให้ยอดเจ้าหนี้คงค้าง และต้นทุนวัตถุดิบในระบบถูกต้องตรงกับเอกสารจากผู้ขาย
ผลลัพธ์:
ผู้ใช้งานต้องบันทึกเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) โดยอ้างอิงเอกสารซื้อเชื่อเดิม เพื่อเพิ่มมูลค่าหนี้และปรับต้นทุนวัตถุดิบให้ถูกต้อง
แนวทางปฏิบัติ:
1. แนะนำให้บันทึก “ใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้” ผ่านเมนู งานการเงิน → งานเกี่ยวกับเจ้าหนี้ → ใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้
2. แนะนำบันทึกเอกสาร ใบปรับต้นทุนสินค้า ที่เมนู งานซื้อขาย งานซื้อสินค้า ปรับทุนสินค้าเอกสารรับ ใบปรับต้นทุนสินค้า โดยหน้าบันทึกเอกสาร ระบุวันที่ตามเอกสารซื้อเชื่อ เลือกวิธีการปรับเพิ่ม
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ยอดหนี้คงค้างถูกต้องตามเอกสารจริง
- ต้นทุนวัตถุดิบสะท้อนมูลค่าที่แท้จริง
- รายงานกำไรขาดทุนมีความแม่นยำ
- สามารถตรวจสอบประวัติการปรับยอดย้อนหลังได้
- ผู้ใช้งานควบคุมข้อมูลบัญชีได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ
