Q: ผู้ใช้งานบันทึกรับสินค้าโดยอ้างอิงใบสั่งซื้อ (Purchase Order) แต่พบว่าสินค้าที่ได้รับไม่ตรงกับรายการในใบสั่งซื้อ ต้องดำเนินการอย่างไร
A: กรณีที่ผู้ใช้งานดำเนินการรับสินค้าตามใบสั่งซื้อ (PO) อาจพบสถานการณ์ที่สินค้าที่ได้รับจริงไม่ตรงกับรายการในเอกสาร เช่น ได้รับสินค้าไม่ครบ ได้รับเกินจำนวน หรือได้รับเพียงบางรายการ ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่สามารถเกิดขึ้นได้ในการทำงานจริง กรณีที่มีการกำหนดสิทธิ์ให้สามารถทำการแก้ไขได้ สามารถทำได้ดังนี้
สาเหตุ:
อาจเกิดจากผู้ขายจัดส่งสินค้าผิดรายการ ส่งสินค้าไม่ครบ ส่งเกิน หรือมีการเปลี่ยนรุ่นสินค้าโดยไม่ได้แก้ไขใบสั่งซื้อ ส่งผลให้ข้อมูลในเอกสารรับสินค้าไม่ตรงกับความเป็นจริง
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกรับสินค้าได้ถูกต้องตามสินค้าที่ได้รับจริง และรักษาความถูกต้องของสต็อกและเอกสารจัดซื้อ
เป้าหมาย:
ให้ข้อมูลจำนวนและรายการสินค้าในระบบตรงกับสินค้าที่รับจริง ลดความคลาดเคลื่อนของสต็อก และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
ผลลัพธ์:
ผู้ใช้งานสามารถปรับแก้รายการสินค้าในเอกสารรับสินค้าให้ตรงกับสินค้าที่ได้รับจริง โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขใบสั่งซื้อเดิม และระบบจะอัปเดตสต็อกตามข้อมูลที่บันทึกจริง
แนวทางปฏิบัติ:
- เปิดเอกสาร รับสินค้า โดยอ้างอิงจากใบสั่งซื้อ (PO)
- ตรวจสอบรายการสินค้าที่ได้รับจริงเทียบกับใบสั่งซื้อ
- กรณีจำนวนสินค้าไม่ตรง
- ปรับแก้จำนวนสินค้าในเอกสารรับสินค้าให้ตรงกับที่ได้รับจริง
- กรณีมีสินค้าที่ไม่ได้อยู่ในใบสั่งซื้อ
- เพิ่มรายการสินค้าใหม่ในเอกสารรับสินค้า
- กรณีมีสินค้าบางรายการไม่ได้รับ
- ลบรายการนั้นออก หรือปรับจำนวนเป็น 0
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง
- บันทึกเอกสารรับสินค้า
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- สต็อกสินค้าในระบบตรงกับสินค้าจริง
- ลดความผิดพลาดในการบันทึกต้นทุนสินค้า
- สามารถติดตามประวัติการรับสินค้าได้ชัดเจน
- ช่วยให้การตรวจสอบกับผู้ขายทำได้ง่าย
- ผู้ใช้งานสามารถควบคุมกระบวนการจัดซื้อได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ
