เรื่อง การบันทึกเอกสารขายแล้วระบบแจ้งลงบัญชีเป็น 0
สาเหตุ
เกิดจากรหัสสินค้ายังไม่ได้ผูกผังบัญชีในช่องการลงบัญชี ที่หน้าจอรายละเอียดเพิ่มเติมของแฟ้มสินค้า ทำให้เมื่อบันทึกเอกสารขาย ระบบไม่สามารถนำบัญชีไปใช้อ้างอิงการผูกประเภทการลงบัญชี 0 ไม่ใช้งาน
วัตถุประสงค์
เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบสาเหตุของปัญหา และแนวทางแก้ไขที่ถูกต้อง โดยตรวจสอบการผูกบัญชีของสินค้าให้ครบถ้วนก่อนใช้งานเอกสารขาย
เป้าหมาย
1. เพื่อให้ระบบสามารถลงบัญชีได้ถูกต้องอัตโนมัติ
2. ลดความผิดพลาดของการบันทึกบัญชีจากเอกสารขาย และทำให้ข้อมูลบัญชีสอดคล้องกับผังบัญชีที่บริษัทใช้งานอยู่
ขั้นตอนการแก้ไข
เมนูสินค้าคงคลัง > คลิก ตั้งค่า > เลือก ค้นหา > เลือก ค้นหารหัสสินค้า > เลือกรายการสินค้า > กดปุ่ม แก้ไข > คลิกแถบ รายละเอียดเพิ่มเติม > ช่องการลงบัญชี เปลี่ยนประเภทการลงบัญชี 0 ยังไม่ระบุบัญชี เป็น 01 ซื้อขายในประเทศ, 02 ซื้อขายต่างประเทศ หรือ เป็นการลงบัญชีที่สร้างขึ้นมาเอง > บันทึกจบ
หลังจากทำการผูกการลงบัญชีเรียบร้อยแล้ว สามารถนำสินค้าดังกล่าวไปบันทึกเอกสารใบขายสินค้าใหม่อีกครั้ง โปรแกรมจะไม่แจ้งผูกการบัญชี 0 ไม่ใช้งาน
*** หมายเหตุ หากมีการบันทึกเอกสารขายแล้ว และมีการแก้ไขการผูกการลงบัญชีหลังจากที่บันทึกเอกสารแล้ว จะต้องทำการ Active เอกสารใหม่โดยการคีย์รหัสใหม่ในเอกสารที่บันทึกเพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีใหม่ตามที่กำหนดในแฟ้มสินค้า
ประโยชน์
1. ช่วยให้การบันทึกเอกสารขายถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง
2. ลดงานแก้ไขย้อนหลังในระบบบัญชี ทำให้รายงานบัญชี เช่น งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และรายงานภาษี แสดงข้อมูลถูกต้อง เชื่อถือได้ และช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างแม่นยำครับ
