Q : ธนาคารไม่ตรงกับรายงาน ต้องพิมพ์อะไร
A : ในการตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินในบัญชีธนาคารของกิจการ หากพบว่ายอดในระบบไม่ตรงกับยอดตาม Statement ของธนาคาร อาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น รายการเช็คที่ยังไม่ขึ้นเงินหรือยังไม่ถูกเรียกเก็บ รายการรับ–จ่ายที่บันทึกในระบบแล้วแต่ธนาคารยังไม่ตัดยอด หรือในทางกลับกัน มีรายการใน Statement ที่ยังไม่ได้ถูกบันทึกเข้าระบบ
นอกจากนี้ ในบางกรณีแม้ว่ารายงานความเคลื่อนไหวบัญชีธนาคารจะถูกต้อง แต่ยอดในบัญชีแยกประเภท (GL) ยังไม่ตรงกัน อาจเกิดจากการบันทึกปรับปรุงบัญชีโดยตรงผ่านเอกสารประเภท JV/GV โดยไม่ได้ผ่านระบบงานรับ–จ่าย ทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน
ดังนั้น ผู้ใช้งานจึงควรตรวจสอบข้อมูลจากหลายรายงานประกอบกัน ทั้งรายงานความเคลื่อนไหวบัญชี รายงานเช็คล่วงหน้า และรายการที่ยังไม่ถูกบันทึกในระบบ เพื่อระบุสาเหตุของส่วนต่างและแก้ไขได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยให้การกระทบยอดธนาคารมีความแม่นยำและเชื่อถือได้มากยิ่งขึ้น สามารถดำเนินการตรวจสอบได้ตามขั้นตอนดังนี้
สาเหตุ:
- ยอดธนาคารในระบบอาจไม่ตรงกับยอดตาม Statement
- ส่วนต่างอาจเกิดจากรายการค้างที่ยังไม่ขึ้นเงินหรือยังไม่ได้รับเงิน
- อาจมีรายการจาก Statement ที่ยังไม่ถูกบันทึกในระบบ
- ในบางกรณีรายงานเคลื่อนไหวธนาคารถูกต้อง แต่บัญชีแยกประเภทไม่ตรง เพราะมีการปรับปรุงบัญชีโดยตรงด้วย JV หรือ GV
วัตถุประสงค์:
เพื่อตรวจสอบสาเหตุของยอดธนาคารที่ไม่ตรง โดยแยกให้ชัดเจนว่าเกิดจากรายการค้าง รายการที่ยังไม่บันทึกในระบบ หรือการปรับปรุงบัญชีโดยตรง เพื่อให้สามารถแก้ไขยอดก่อนนำไปใช้ในการปิดงวดหรือปิดงบได้ถูกต้อง
เป้าหมาย:
- ตรวจสอบส่วนต่างระหว่างยอดธนาคารในระบบกับ Statement
- ตรวจสอบรายการค้างที่เกี่ยวข้องกับเช็ครับและเช็คจ่าย
- ตรวจพบรายการจาก Statement ที่ยังไม่ถูกบันทึกในระบบ
- ตรวจสอบกรณี GL ไม่ตรงจากการบันทึก JV หรือ GV โดยตรง
ขั้นตอนการปฏิบัติ:
1) พิมพ์รายงานที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร
พิมพ์รายงานรายละเอียดเคลื่อนไหวบัญชี รายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า (ยังไม่ขึ้นเงิน) และรายงานเงินเช็ครับล่วงหน้า (ยังไม่ได้รับเงิน) เพื่อใช้ตรวจสอบที่มาของส่วนต่าง
- รายงานเช็ครับล่วงหน้า (ยังไม่ได้รับเงิน)
- งานการเงิน > รายงาน > รายงานเอกสารเกี่ยวกับธนาคาร > รายงานเช็ครับ > รายงานเช็ครับล่วงหน้า (ยังไม่ได้รับเงิน)
- รายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า (ยังไม่ได้ขึ้นเงิน)
- งานการเงิน > รายงาน > รายงานเอกสารเกี่ยวกับธนาคาร > รายงานเช็คจ่าย > รายงานเช็คจ่ายล่วงหน้า (ยังไม่ได้ขึ้นเงิน)
2) ตรวจสอบส่วนต่างจากรายการค้างและ Statement
เปรียบเทียบรายงานกับ Statement ธนาคาร เพื่อดูว่าส่วนต่างเกิดจากรายการค้าง หรือเกิดจากรายการใน Statement ที่ยังไม่ได้บันทึกในระบบ
3) ตรวจสอบกรณีรายงานธนาคารตรง แต่ GL ไม่ตรง
หากรายงานเคลื่อนไหวธนาคารถูกต้อง แต่บัญชีแยกประเภท (GL) ไม่ตรง ให้ตรวจสอบเพิ่มเติมว่ามีการปรับปรุงบัญชีโดยตรงด้วย JV หรือ GV โดยไม่ผ่านระบบรับจ่ายหรือไม่
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ช่วยระบุสาเหตุของยอดธนาคารที่ไม่ตรงได้ชัดเจน
- ตรวจสอบรายการค้างได้ครบถ้วน
- ลดความผิดพลาดจากรายการที่ยังไม่บันทึกหรือบันทึกไม่ผ่านระบบ
- ทำให้ยอดธนาคารและบัญชีแยกประเภทถูกต้องก่อนปิดงวดหรือปิดงบ
