Q : เกิดการทุจริตของพนักงาน โดยมีการเปิดบิลขายไปเก็บเงินลูกค้าแล้ว จากนั้นกลับมาแก้ไขเอกสารลดจำนวนเงินภายหลัง เงินที่ทุจริตไปแบ่งกันกับธุรการ โปรแกรม Business Plus มีทางปัองกันหรือช่วยอย่างไรได้บ้าง
A : โปรแกรมมีการกำหนดสิทธิ์การใช้งาน ควบคู่กับระบบควบคุมเอกสาร DOCUMENT CONTROL โดยแต่ละสิทธิ์กำหนดได้ว่า ใครมีหน้าที่เพิ่มข้อมูล แก้ไข ลบ ข้อมูลที่บันทึกได้ รวมถึงในสิทธิ์เดียวกัน ยังเพิ่มเติมสิทธิ์การอนุมัติเอกสาร เอกสารทีอนุมัติแล้ว ไม่มีสิทธิ์แก้ไขได้อีกก็ทำได้ ทำให้เป็นการป้องกันการแก้ไขกรณีดังกล่าวได้
ระบบยังควบคุมสิทธิ์การพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ ,สิทธิ์การพิมพ์เอกสารหลังอนุมัติ, สิทธิ์การแก้ไขหลังการอนุมัติ, สิทธิ์การแก้ไขหลังการพิมพ์, สิทธิ์การพิมพ์บิลซ้ำ, สิทธิ์การยกเลิกบิล และสิทธิ์การเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะบิลได้ เช่น
- บันทึก,เปลี่ยนบิล,ยกเลิก
- รออนุมัติ,แก้ไข,อนุมัติแล้ว
- พิมพ์บิลแล้ว
- เอกสารใบส่งของไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์
- รับหรือส่งสินค้า ไม่ครบตามใบสั่งซื้อ หรือใบจอง
นอกจากนั้นระบบมีรายงานตรวจสอบสภาพเอกสาร จะระบุคนบันทึกเอกสาร แก้ไขเอกสาร ลบเอกสาร โดยแจ้งให้ทราบได้ทั้ง User ที่ทำ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ดำเนินการ วัน เวลา ที่ดำเนินการ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
การป้องกันการทุจริตหลังจากเปิดบิลไปแล้ว ท่านสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของข้อมูล ในการเข้าไปแก้ไขเอกสารเบื้องต้นได้ หรือกำหนดสิทธิ์การอนุมัติเอกสารเพิ่มเติม ถ้าเอกสารที่ผ่านการอนุมัติแล้วจะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารดังกล่าวได้ หรือต้องมีหัวหน้างานเป็นผู้ให้สิทธิ์ในการแก้ไขหรือให้สิทธิ์การใช้งานเป็นผู้ตั้งค่าให้ และหากมีการเข้าไปแก้ไข ยังสามารถตรวจสอบระบบเอกสาร Audit Trail สามารถเข้าไปตรวจสอบว่าใครเป็นผู้แก้ไข แก้ไขวันไหน ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใดในการแก้ไข และเวลาใด ดังนั้นเพื่อป้องกันการทุจริตทุกๆบริษัทควรดำเนินการทันทีและหมั่นตรวจสอบรายงาน
สำหรับเมนู V2.9
โดยสามารถพิมพ์รายงานได้ที่ งานประจำวันบัญชี --> เมนูรายงาน --> รายงานสภาพเอกสาร --> รายงานสภาพเอกสาร (Audit Trail)
สำหรับเมนู V3
โดยสามารถพิมพ์รายงานได้ที่ งานบัญชี --> เมนูรายงาน --> รายงานสภาพเอกสาร --> รายงานสภาพเอกสาร (Audit Trail)
