คำถาม:
ทำการลงค่าใช้จ่ายตั้งหนี้เจ้าหนี้การค้าไว้ในเอกสารใบสำคัญทั่วไปแล้ว จะดึงทำจ่ายชำระอย่างไร เนื่องจากไม่มีรหัสเจ้าหนี้
สาเหตุ:
ผู้ใช้งานบันทึกค่าใช้จ่ายและตั้งหนี้ผ่าน เอกสารใบสำคัญทั่วไป ซึ่งเอกสารประเภทนี้ใช้สำหรับการบันทึกปรับปรุงบัญชีหรือบันทึกรายการบัญชีรายวันเท่านั้น จึงไม่มีการผูกข้อมูลกับเจ้าหนี้รายตัวในระบบ ทำให้ไม่สามารถนำไปทำรายการจ่ายชำระผ่านระบบเจ้าหนี้ได้
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจการทำงานของเอกสารใบสำคัญทั่วไป และทราบวิธีการบันทึกเอกสารที่ถูกต้องในกรณีที่ต้องการจัดการหนี้เจ้าหนี้และประวัติการจ่ายชำระในระบบ
เป้าหมาย:
ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ประเภทเอกสารได้ถูกต้อง และสามารถบันทึกหนี้เจ้าหนี้ในระบบเพื่อรองรับการจ่ายชำระได้อย่างถูกต้อง
ผลลัพธ์:
ผู้ใช้งานเข้าใจว่าเอกสารใบสำคัญทั่วไปไม่สามารถนำไปทำจ่ายชำระผ่านระบบเจ้าหนี้ได้ และสามารถเลือกใช้เอกสารที่เหมาะสมสำหรับการบันทึกหนี้เจ้าหนี้ในระบบ
แนวทางปฏิบัติ:
กรณีที่บันทึกผ่านใบสำคัญทั่วไปแล้ว
- เอกสารใบสำคัญทั่วไปใช้สำหรับการบันทึกบัญชีหรือปรับปรุงบัญชีเท่านั้น
- ไม่มีผลกับ เจ้าหนี้รายตัวในระบบ
- หากต้องการจ่ายชำระ จะต้องทำ ใบสำคัญทั่วไปอีกครั้ง เพื่อบันทึกรายการบัญชีด้านการจ่ายชำระเอง ไม่ใช่การจ่ายผ่านระบบเจ้าหนี้รายตัว
กรณีที่ต้องการเก็บประวัติเจ้าหนี้ในระบบ
ควรบันทึกผ่าน เอกสารใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้ แทน เพื่อให้ระบบสามารถติดตามยอดหนี้และการจ่ายชำระได้
วิธีการบันทึกใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้
- คลิกเมนู งานการเงิน > งานเกี่ยวกับเจ้าหนี้ >คลิกขวา ใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้ >กดเพิ่มใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้
- ทำการบันทึกรายการและระบุ รหัสเจ้าหนี้ ที่เกี่ยวข้อง และลงรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ต้องการ
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ผู้ใช้งานเข้าใจการทำงานของเอกสารแต่ละประเภทในระบบ
- สามารถบันทึกหนี้เจ้าหนี้ได้ถูกต้องตามกระบวนการ
- ทำให้สามารถติดตามยอดหนี้และการจ่ายชำระเจ้าหนี้รายตัวได้อย่างถูกต้อง
- ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและการจัดการเจ้าหนี้ในระบบ
