Q : ถ้ายอดยกมาในระบบไม่ตรงกับความเป็นจริง ต้องเริ่มตรวจสอบจากตรงไหน?
A : เมื่อพบว่ายอดยกมาไม่ตรงกับความเป็นจริง สิ่งสำคัญคือการระบุสาเหตุของความผิดพลาดก่อนการแก้ไข เนื่องจากการปรับยอดที่ไม่ตรงจุดอาจส่งผลต่อการปิดงบและยอดสะสมของงวดต่อไป ดังนั้นจึงควรตรวจสอบว่าเป็นความผิดพลาดจากการใส่ยอดยกมาเอง หรือเกิดจากยอดสะสมจากปีก่อน แล้วจึงเลือกวิธีแก้ไขที่เหมาะสมตามกรณี
สาเหตุ:
- มีการใส่ยอดยกมาผิดในระบบ
- มีการปิดงบงวดเดือนไปแล้ว ทำให้ยอดที่แก้ไขยังไม่ถูกคำนวณใหม่
- ยอดคลาดเคลื่อนอาจเกิดจากยอดสะสมจากการใช้งานปีก่อน
วัตถุประสงค์:
เพื่อตรวจสอบสาเหตุของยอดยกมาที่ผิด และแก้ไขให้ถูกต้องตามแหล่งที่มาของปัญหา โดยให้ยอดบัญชีต้นงวดและยอดสะสมในระบบเชื่อมต่อกันได้อย่างถูกต้อง
เป้าหมาย:
- แยกให้ได้ว่ายอดยกมาผิดจากการกรอกยอดยกมา หรือเกิดจากยอดสะสมปีก่อน
- แก้ไขยอดยกมาในตำแหน่งที่ถูกต้อง
- คำนวณยอดใหม่ให้ระบบพันยอดได้ถูกต้อง
- ยืนยันความถูกต้องของยอดก่อนปิดงบต่อ
ขั้นตอนการปฏิบัติ:
1) ตรวจสอบสาเหตุของยอดยกมาที่ผิด
ตรวจสอบก่อนว่ายอดที่ผิดเกิดจากการใส่ยอดยกมาผิด หรือเกิดจากยอดสะสมจากการใช้งานปีก่อน
2) แก้ไขตามกรณีที่พบ
2.1) หากเป็นการใส่ยอดยกมาผิด ให้เข้าไปแก้ไขที่ยอดยกมาบัญชีบริหาร
2.2) หากมีการปิดงบงวดเดือนไปแล้ว ให้ยกเลิกปิดงบก่อน แล้วจึงปิดงบใหม่อีกครั้ง เพื่อให้ระบบคำนวณยอดใหม่จากข้อมูลที่แก้ไขแล้ว
3) ปรับปรุงยอดกรณีเป็นผลจากปีก่อน
หากยอดที่ผิดเกิดจากยอดสะสมจากการใช้งานปีก่อน ให้บันทึกรายการปรับปรุงผ่านสมุดรายวันทั่วไป เพื่อปรับยอดบัญชีให้ถูกต้องก่อนดำเนินการตรวจสอบหรือปิดงวดต่อไป
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- ทำให้ยอดยกมาต้นงวดถูกต้อง
- ลดความคลาดเคลื่อนของยอดสะสมในระบบ
- ช่วยให้การปิดงบคำนวณจากข้อมูลล่าสุดได้ถูกต้อง
- เพิ่มความมั่นใจในการตรวจสอบและปิดงบในงวดถัดไป
