1.ชื่อเรื่อง
ต้องการบันทึกขายสินค้าให้ลูกค้า สามารถดำเนินการได้อย่างไร และมีความแตกต่างระหว่าง “ขายสด” กับ “ขายเชื่อ” อย่างไร
2.สาเหตุ
- ผู้ใช้งานต้องการบันทึกการขายสินค้าให้ถูกต้องตามรูปแบบธุรกิจ
- ยังไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างการขายสดและขายเชื่อ
- ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีและสถานะลูกหนี้ได้ถูกต้อง
3.วัตถุประสงค์
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกเอกสารขายสินค้าได้ถูกต้อง และเลือกประเภทการขายให้เหมาะสม
4.เป้าหมาย
- ผู้ใช้งานสามารถบันทึกขายสดและขายเชื่อได้ถูกต้อง
- ระบบบันทึกข้อมูลทางบัญชีได้สอดคล้องกับการรับชำระเงิน
- ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกสถานะลูกหนี้
5.ผลลัพธ์
- การขายสดถูกบันทึกพร้อมรับชำระเงินทันที
- การขายเชื่อถูกบันทึกเป็นลูกหนี้คงค้าง
- ระบบออกเอกสารและบันทึกบัญชีได้ถูกต้อง
6.แนวทางปฏิบัติ
การบันทึกขายสินค้าให้ลูกค้า สามารถแบ่งได้เป็น 2 กรณี คือ “ขายสด” และ “ขายเชื่อ” ดังนี้
กรณีที่ 1: ขายสด (รับเงินทันที)
ขั้นตอนการบันทึกเอกสาร
หน้าจอการบันทึก
งานซื้อขาย > เพิ่มเติม > เพิ่มเอกสารขายสินค้า > ขายสด > CS.ใบขายสินค้า
วิธีการบันทึก
- ระบุลูกหนี้ โดยบันทึกรหัสลูกหนี้ หรือกดไอคอนตัว i เพื่อค้นหาลูกหนี้
- ระบุวันที่เอกสารเอกสารที่ทำการขายสินค้า
- ระบุวันที่และเลขที่ใบกำกับภาษี หรือจะอ้างอิงการรันนิงตามรหัสเอกสาร
- ระบุข้อตกลงในการขายสินค้า
- ระบุวันครบกำหนด หรือกำหนดเป็นวันที่เดี่ยวกับวันที่เอกสารที่บันทึก
- ระบุพนักงานขาย
- ระบุรายเอียดของสินค้าที่ขาย โดย
7.1 บันทึกรหัสสินค้าที่ขายหรือทำการค้นหารหัสสินค้า (คลิกขวา ค้นหารหัสสินค้า)
7.2 ระบุจำนวนและราคาต่อหน่วยของสินค้าที่ขาย
- กดปุ่ม รวมยอด เพื่อให้โปรแกรมคำนวณมูลค่าสินค้า, ภาษี และรวมทั้งสิ้น
- คลิกแถบ รายละเอียดชำระ รองรับการรับชำระได้หลายประเภทดังนี้
9.1 เงินสด
9.2 ยอดโอน
9.3 เช็คธนาคาร รองรับสูงสุดไม่เกิน 3 ฉบับ
9.4 ประเภทการรับชำระอื่นๆ รองรับสูงสุดไม่เกิน 2 ประเภท
9.5 ชำระโดยสกุลอื่นๆ รองรับการรับชำระหนี้ต่างประเทศ
- ระบุประเภทและยอดเงินที่รับชำระ
- คลิกปุ่ม รวมชำระ เพื่อให้โปรแกรมคำนวณยอดหนี้คงเหลือหลังการรับชำระ
- บันทึกใบขายสด โดย
กดปุ่ม พิมพ์ เพื่อบันทึกเอกสาร พร้อมสั่งพิมพ์ฟอร์ม และกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารและกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึกจบ เพื่อบันทึกเอกสารและออกจากหน้าจอการบันทึกเอกสาร
กรณีที่ 2: ขายเชื่อ (ยังไม่รับเงิน)
ขั้นตอนการบันทึกเอกสาร
หน้าจอการบันทึก
งานซื้อขาย > เพิ่มเติม > เพิ่มเอกสารขายสินค้า > ขายเชื่อ > DS.ใบขายสินค้า
วิธีการบันทึก
- ระบุลูกหนี้ โดยบันทึกรหัสลูกหนี้ หรือกดไอคอนตัว i เพื่อค้นหาลูกหนี้
- ระบุวันที่เอกสารเอกสารที่ทำการขายสินค้า
- ระบุวันที่และเลขที่ใบกำกับภาษี
- ระบุข้อตกลงในการขายสินค้า
- ระบุวันครบกำหนดรับชำระ โดยวันครบกำหนดจะอ้างอิงจากข้อตกลงของลูกหนี้ที่เลือก
- ระบุพนักงานขาย
- ระบุรายเอียดของสินค้าที่ขาย โดย
7.1 บันทึกรหัสสินค้าที่ขายหรือทำการค้นหารหัสสินค้า (คลิกขวา ค้นหารหัสสินค้า)
7.2 ระบุจำนวนและราคาต่อหน่วยของสินค้าที่ขาย
- กดปุ่ม รวมยอด เพื่อให้โปรแกรมคำนวณมูลค่าสินค้า, ภาษี และรวมทั้งสิ้น
- บันทึก ใบขายเชื่อ โดย
กดปุ่ม พิมพ์ เพื่อบันทึกเอกสาร พร้อมสั่งพิมพ์ฟอร์ม และกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารและกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึกจบ เพื่อบันทึกเอกสารและออกจากหน้าจอการบันทึกเอกสาร
หมายเหตุ:
- ขายสด = รับเงินทันที ไม่มีลูกหนี้คงค้าง
- ขายเชื่อ = ยังไม่รับเงิน ต้องดำเนินการรับชำระในภายหลัง
7.ประโยชน์ที่ได้รับ
- ผู้ใช้งานสามารถเลือกประเภทการขายได้เหมาะสมกับสถานการณ์
- ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและการรับชำระเงิน
- ช่วยให้ติดตามสถานะลูกหนี้ได้อย่างถูกต้อง
- รองรับการจัดทำรายงานทางการเงินและภาษีได้อย่างครบถ้วน
