คำถาม
ผู้ใช้งานบันทึก เอกสารรับสินค้า แล้วระบบแจ้งเตือนว่า เกินจำนวนค้างรับ ควรดำเนินการอย่างไร
สาเหตุ
กรณีบันทึกเอกสารรับสินค้าโดยอ้างอิงจาก ใบสั่งซื้อ (PO) ระบบจะควบคุมไม่ให้รับสินค้า เกินจำนวนที่สั่งซื้อไว้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล
วัตถุประสงค์
เพื่ออธิบายสาเหตุของการแจ้งเตือน และแนะนำวิธีดำเนินการเมื่อจำเป็นต้องรับสินค้าเกินจำนวนที่สั่งซื้อ
เป้าหมาย
ผู้ใช้งานสามารถบันทึกรับสินค้าได้ถูกต้องตามเงื่อนไขของระบบ และเลือกวิธีที่เหมาะสมกับการทำงาน
ผลลัพธ์
สามารถบันทึกรับสินค้าได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด และมีข้อมูลที่ชัดเจนสำหรับการตรวจสอบภายหลัง
แนวทางปฏิบัติ
เมื่อระบบแจ้งเตือนว่า เกินจำนวนค้างรับ สามารถดำเนินการได้ดังนี้
กรณีที่ 1 : ต้องการควบคุมตามใบสั่งซื้อ (แนะนำ)
- ตรวจสอบจำนวนในใบสั่งซื้อ และบันทึกรับสินค้าไม่เกินจำนวนที่สั่งซื้อ
กรณีที่ 2 : ต้องการให้สามารถรับเกินจำนวนได้
- ให้ผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิ์ อนุญาตรับสินค้าเกินจำนวนสั่งซื้อ
- จากนั้นผู้ใช้งานจึงสามารถบันทึกรับสินค้าเกินจำนวนได้
กรณีที่ 3 : แยกรายการเพื่อความชัดเจน
- บันทึกรับสินค้าตามจำนวนในใบสั่งซื้อในบรรทัดแรก
- เพิ่มรายการรับสินค้าเกินใน อีกบรรทัดแยก
- ระบุ หมายเหตุท้ายเอกสาร เพื่ออธิบายสาเหตุ
ประโยชน์ที่ได้รับ
- ป้องกันความผิดพลาดในการรับสินค้าเกินจากใบสั่งซื้อ
- เพิ่มความชัดเจนในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง
- รองรับการทำงานที่ยืดหยุ่นตามนโยบายองค์กร
- ช่วยให้ข้อมูลสต๊อกและเอกสารมีความถูกต้องและตรวจสอบได้
