Q :กรณีเจ้าหนี้ (Supplier) มีหลายสาขา สามารถเลือกที่อยู่ให้แสดงในใบซื้อสินค้า/ใบรับสินค้าให้ตรงกับสาขาได้หรือไม่ และต้องดำเนินการอย่างไร?
A :ในระบบ Bplus รองรับการกำหนดและเลือกที่อยู่ของเจ้าหนี้ (Supplier) ได้หลายสาขา โดยผู้ใช้งานสามารถเพิ่มที่อยู่แต่ละสาขาไว้ในแฟ้มประวัติเจ้าหนี้ และเลือกที่อยู่ให้ตรงกับเอกสารจริง เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบส่งสินค้า ได้ในขั้นตอนการบันทึกใบซื้อสินค้า/ใบรับสินค้า เพื่อให้เอกสารมีความถูกต้องและสอดคล้องกับข้อมูลภายนอก
ปัญหาที่พบ:
เจ้าหนี้ (Supplier) มีมากกว่า 1 ที่อยู่ เช่น หลายสาขา หรือหลายสถานที่ออกเอกสาร
ในระบบยังไม่ได้เพิ่มที่อยู่ไว้ให้ครบ หรือไม่ได้เลือกที่อยู่ให้ตรงกับเอกสารจริง
ผู้ใช้งานอาจไม่ทราบว่าสามารถเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารได้
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดและเลือกที่อยู่ของเจ้าหนี้ในเอกสารซื้อสินค้าได้ถูกต้อง
เพื่อให้ข้อมูลตรงกับใบกำกับภาษีหรือใบส่งสินค้า
เป้าหมาย:
เอกสารซื้อสินค้าแสดงที่อยู่ถูกต้องตามสาขา
ข้อมูลตรงกับเอกสารภายนอก
ลดข้อผิดพลาดด้านเอกสารและบัญชี
ข้อจำกัดและเงื่อนไขของระบบ (System Limitation):
ต้องมีการเพิ่มที่อยู่ของเจ้าหนี้ในแฟ้มประวัติก่อน จึงจะสามารถเลือกใช้งานได้
การเปลี่ยนที่อยู่ต้องดำเนินการก่อนบันทึกเอกสาร
ผลลัพธ์:
เอกสารใบซื้อ/ใบรับสินค้าแสดงที่อยู่เจ้าหนี้ตรงตามสาขาที่เลือก
สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ถูกต้อง
ลดปัญหาการแก้ไขเอกสารซ้ำ
แนวทางปฏิบัติ (ขั้นตอนการทำงาน):
ขั้นตอนที่ 1 : เพิ่มที่อยู่เจ้าหนี้ในระบบ
-
เข้าเมนู แฟ้มประวัติเจ้าหนี้
-
เลือกเจ้าหนี้ (Supplier) ที่ต้องการ
-
เพิ่มข้อมูล ที่อยู่ของแต่ละสาขา ให้ครบ
-
กดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 : เลือกที่อยู่ในใบซื้อสินค้า
-
เข้าเมนู บันทึกใบซื้อสินค้า / ใบรับสินค้า
-
เลือกเจ้าหนี้ที่ต้องการ
-
ไปที่หัวข้อ ที่อยู่
คลิกขวา
-
เลือกเมนู เปลี่ยนที่อยู่
-
เลือก สาขาที่ต้องการใช้
(ให้ตรงกับใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า)
-
บันทึกเอกสาร
ประโยชน์ที่ได้รับ:
-
เอกสารถูกต้องตรงตามสาขาของ Supplier
-
ลดปัญหาด้านภาษีและเอกสารไม่ตรง
-
เพิ่มความสะดวกในการเลือกใช้งานหลายสาขา
-
ตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจนและเป็นระบบ
