มีขั้นตอนการบันทึก ดังนี้
1.สร้างธนาคารขึ้นมา 1 ธนาคาร โดยผูกบัญชีรหัสบัญชีหมวด เจ้าหนี้ เช่น เจ้าหนี้ขายลดเช็ค
V.2.9 หน้าจอบันทึกเอกสารบัญชีธนาคาร
V.3 หน้าจอบันทึกเอกสารบัญชีธนาคาร
2.เมื่อได้รับเช็คเข้ามาให้บันทึกรับเช็คปกติ คือ
Dr. เช็ครับล่วงหน้า 100,000
Cr. ลูกหนี้ 100,000
3.เมื่อนำเช็คไปขายได้เงินมาแต่หักค่าธรรมเนียม เช่น ขายลดเช็คได้ 100,000 บาท หักค่าธรรมเนียม 10% ให้บันทึกที่เอกสาร GV. ใบสำคัญทั่วไป
Dr. ธนาคาร 90,000
Dr. ค่าธรรมเนียมขายลด 10,000
Cr. เจ้าหนี้ขายลดเช็ค 100,000
4.ขณะเดียวกันให้ทำการบันทึกเช็ครับล่วงหน้าที่ ใบฝากเช็ครับและฝากไว้กับธนาคารขายลดเช็คที่สร้างขึ้นมา เพื่อเก็บข้อมูลการนำไปขายลด เนื่องจากเมื่อวิเคราะห์ยอดหนี้ลูกหนี้เช็คที่นำไปขายลด ยังคงต้องเป็นภาระที่ต้องติดตามต่อว่าผ่านหรือไม่
5.เมื่อเช็คผ่านให้บันทึกใบผ่านเช็คโดยจะลงบัญชีดังนี้
Dr. เจ้าหนี้ขายลดเช็ค 100,000 (ตามรหัสบัญชีธนาคาที่นำฝาก โดยจะต้องตั้งค่าธนาคารตามตัวอย่างข้อ 1 )
Cr. เช็ครับล่วงหน้า 100,000
