Q: บันทึกเอกสาร คืนมัดจำ แต่ไม่พบเอกสารมัดจำที่เคยบันทึกไว้ในระบบ เกิดจากสาเหตุใด และต้องตรวจสอบอย่างไร
A: ในกรณีที่ไม่สามารถค้นหาเอกสารมัดจำเดิมเพื่อนำมาอ้างอิงในการบันทึกคืนมัดจำได้ แม้ว่าจะมีรายการคงค้างอยู่ สาเหตุส่วนใหญ่มักเกิดจากการตั้งค่าจำกัดช่วงวันที่แสดงเอกสารในระบบ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถปรับแก้ไขค่าให้ครอบคลุมช่วงวันที่ต้องการได้ โดยดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้
สาเหตุ:
ระบบมีการกำหนด จำนวนวันที่อนุญาตให้อ้างอิงเอกสารย้อนหลัง ทำให้เอกสารมัดจำที่บันทึกไว้นานเกินช่วงวันที่ที่กำหนด ไม่แสดงให้เลือกในหน้าจอคืนมัดจำ
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถปรับค่าการแสดงเอกสารย้อนหลังในระบบ และสามารถค้นหาเอกสารมัดจำที่ต้องการนำมาอ้างอิงได้
เป้าหมาย:
ให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นและเลือกเอกสารมัดจำคงค้างได้ครบถ้วนเมื่อต้องทำรายการคืนมัดจำ
ผลลัพธ์:
เมื่อปรับจำนวนวันที่อนุญาตให้อ้างอิงย้อนหลังแล้ว ระบบจะแสดงเอกสารมัดจำที่ต้องการ และสามารถนำมาอ้างอิงในเอกสารคืนมัดจำได้
แนวทางปฏิบัติ:
-
เข้าเมนู แฟ้ม
-
เลือก ตั้งค่างานประจำวันซื้อขาย
-
เลือกแท็บ จำกัดเอกสารแสดงบนจอ
-
ตรวจสอบและแก้ไข จำนวนวันที่อนุญาตให้อ้างอิงย้อนหลัง
-
ปรับจำนวนวันให้ครอบคลุมช่วงวันที่ของเอกสารที่ต้องการค้นหา
-
แก้ไขค่าในช่อง
-
คืนรับมัดจำ หรือ
-
คืนจ่ายมัดจำ
-
บันทึกการตั้งค่า แล้วกลับไปทำรายการคืนมัดจำอีกครั้ง
ประโยชน์ที่ได้รับ:
-
ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารมัดจำคงค้างได้ครบถ้วน
-
ลดปัญหาไม่พบเอกสารที่ต้องการอ้างอิง
-
ช่วยให้การบันทึกเอกสารคืนมัดจำดำเนินการได้ต่อเนื่อง
-
ทำให้การจัดการเอกสารในระบบมีความสะดวกและถูกต้องมากขึ้น
