เงินทดรองจ่ายคืออะไร
เงินทดรองจ่าย คือ เงินที่กิจการมีสำรองไว้ให้กับพนักงาน เพื่อให้มีเงินสำรองสำหรับการใช้จ่าย สำหรับการใช้จ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ค่าเดินทาง ค่าบริการอื่นๆ หรือ ใช้ซื้อสินค้าตามความจำเป็นให้ทันเหตุการณ์ เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานของผู้รับผิดชอบ ซึ่งต่างจากเงินสดย่อยที่ใช้ในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ
วัตถุประสงค์
- เพื่อกำหนดขั้นตอนในการเบิกเงินทดรองจ่ายและเคลียร์เงินทดรองจ่ายภายในกิจการ
- มีเงินสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่จำเป็นจะต้องจ่ายกรณีเร่งด่วน
- สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งมีเอกสารประกอบ และเงินทดรองจ่ายคงเหลือของพนักงานผู้รับผิดชอบ
- การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองจ่ายครบถ้วน และถูกต้อง
เงินทดรองจ่าย
ก่อนจะทำการบันทึกข้อมูลตามกระบวนการทำงานของการเบิก/คืนเงินทดรองจ่าย มีสิ่งที่ต้องตั้งค่าก่อนการใช้งานดังนี้
1.ตั้งค่าผังบัญชี เพิ่มเติมรหัสบัญชีเงินทดรองจ่ายพนักงาน
วิธีการบันทึกข้อมูล
การตั้งค่า > ฝ่ายบัญชี > ผังบัญชี > คลิกขวาเลือกแก้ไข หลังจากนั้นแก้ไขคุณสมบัติบัญชีของสมุดเงินทดรองจ่ายเป็นเงิน
1.ตั้งค่าสมุดเงินสด ตั้งค่าสมุดเงินสดแยกตามพนักงานผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบยอดตั้งเบิก และยอดเงินคงเหลือของผู้ถือเงิน ให้สามารถตรวจสอบได้ซึ่งทำให้สามารถทำการเบิกชดเชยส่วนต่างการใช้จ่ายกับยอดเงินเบิกทดรองจ่ายในภายหลังได้
วิธีการบันทึกข้อมูล
การตั้งค่า > ฝ่ายการเงิน > เพิ่มสมุดเงินสด
เมื่อปรากฎหน้าจอให้ระบุรายการดังนี้
ขั้นตอนการเบิก/เคลียร์เงินทดรองจ่าย
1.เบิกเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงาน บันทึกที่ GV.ใบสำคัญทั่วไป
วิธีการบันทึกข้อมูล
งานประจำวัน > การเงิน > งานใบสำคัญรับจ่าย > เลือก GV.ใบสำคัญทั่วไป > คลิกขวา
การลงบัญชี
Dr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน (มาจากการผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายของสมุดเงินสด)
Cr. เงินสดในมือ
- หน้าจอลงบัญชีจะแสดงการลงบัญชีที่ได้จ่ายเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงานนั้นๆ ซึ่งจะเชื่อมโยงมาจากแถบรายละเอียดการชำระ โดยเมื่อระบุยอดเงินสดด้านรับเข้า และ ตัดจ่ายแล้ว ให้คลิกขวาแล้วเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด
- หน้าจอรายละเอียดการชำระ ให้บันทึกรายละเอียดรับชำระ โดยเลือกสมุดเงินทดรองจ่ายของพนักงาน และ ระบุจำนวนเงินลงไป ส่วนรายละเอียดการจ่ายชำระให้เลือกประเภทการจ่ายชำระที่บริษัทได้จ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งจากตัวอย่างเป็นการจ่ายโดยถอนเงินจากบัญชีให้กับพนักงาน จำนวน 10,000 บาท
2.ขณะเคลียร์เงินทดรองจ่าย เมื่อพนักงานดำเนินการใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว นำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ มาเคลียร์กับทางบริษัท สามารถบันทึกเคลียร์เงินทดรองจ่ายได้ 2 วิธี ดังนี้
2.1 เคลียร์เงินทดรองจ่าย บันทึก GV. ใบสำคัญทั่วไป
วิธีการบันทึกข้อมูล
งานประจำวัน > การเงิน > งานใบสำคัญรับจ่าย > ใบสำคัญทั่วไป > เลือก GV.ใบสำคัญทั่วไป > คลิกขวา เลือกเพิ่ม GV.ใบสำคัญทั่วไป
การลงบัญชี
Dr. ค่าใช้จ่าย
Cr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน
- หน้าจอลงบัญชีจะแสดงการลงบัญชีที่ได้จ่ายโดยค้นหารหัสบัญชีค่าใช้จ่าย แถบรายละเอียดการชำระ โดยเมื่อระบุรายละเอียดการจ่ายชำระจากสมุดเงินทดรองจ่ายของพนักงาน ที่แถบลงบัญชีให้คลิกขวาแล้วเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด
- รายละเอียดการจ่ายชําระนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชําระเป็นสมุดเงินทดรองจ่ายและให้ระบุจํานวนเงินตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามจริง
2.2 เคลียร์เงินทดรองจ่าย บันทึก PV.ใบสำคัญจ่าย
วิธีการบันทึกข้อมูล
งานประจำวัน > การเงิน > งานใบสำคัญรับจ่าย > ใบสำคัญจ่าย > เลือก PV.ใบสำคัญจ่าย > คลิกขวา เลือกเพิ่ม PV.ใบสำคัญจ่าย
การลงบัญชี
Dr. ค่าใช้จ่าย
Cr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน
- จากนั้นระบุรหัสค่าใช้จ่ายย่อย ซึ่งหากไม่ทราบรหัสค่าใช้จ่าย สามารถคลิกขวา ค้นหารหัสค่าใช้จ่าย (ตามตัวอย่างรหัส A42 : ค่าบำรุงรักษายานพาหนะ)
- รายละเอียดการจ่ายชําระนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชําระเป็นสมุดเงินทดรองจ่ายและให้ระบุจํานวนเงินตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามจริง
**ในกรณีที่ใช้เงินทดรองจ่ายไม่หมดให้ทำการคืนเงินทดรองจ่ายให้กับบริษัท บันทึกคืนได้จาก GV.ใบสำคัญทั่วไป
Dr. เงินสดในมือ
Cr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน
- แถบรายละเอียดชำระนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานจะจ่ายเงินคืนให้แก่บริษัทในรูปแบบใด แต่สำหรับเงินทดรองจ่ายพนักงานนั้นจะเลือกรายละเอียดการจ่ายชำระด้วยสมุดเงินสด-พนักงาน
- แถบลงบัญชีให้คลิกขวาเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด จะแสดงการลงบัญชีให้อัตโนมัติตามแถบรายละเอียดชำระ
**ในกรณีที่เงินทดรองจ่ายเบิกไปใช้จ่ายไม่เพียงพอ การเบิกเงินทดรองจ่ายเพิ่มเติมให้กับพนักงานสามารถทำตามขั้นตอน 1. เบิกเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงาน บันทึกที่ GV.ใบสำคัญทั่วไป
วิธีตรวจสอบเงินทดรองจ่ายที่ยังไม่เคลียร์กับบริษัท
รายงานเคลื่อนไหวสมุดเงินสด
งานประจำวัน > การเงิน > รายงาน > 8.สมุดเงินสด > รายงานเคลื่อนไหวสมุดเงินสด
**เงื่อนไขในการแสดงรายงาน**
