Q :การกระทบยอดลูกหนี้คงค้าง (Reconcile) กับ รายงานแยกประเภท สามารถตรวจสอบได้จากรายงานอะไร และกระทบยอดลูกหนี้คงค้างอย่างไร
A :การกระทบยอดลูกหนี้คงค้างสามารถดำเนินการได้โดยใช้รายงานสรุปเคลื่อนไหวยอดลูกหนี้ หรือรายงานสรุปการเคลื่อนไหวลูกหนี้ตามรหัสบัญชี ซึ่งเป็นรายงานหลักสำหรับเปรียบเทียบยอดลูกหนี้ในระบบกับบัญชีแยกประเภท (GL) โดยแนะนำให้กำหนดช่วงวันที่ให้ตรงกัน และตรวจสอบรายละเอียดรายการเพื่อยืนยันความถูกต้องของยอดคงเหลือ
สาเหตุ :
* มีการบันทึกรายการลูกหนี้ไม่ครบถ้วน
* มีการบันทึกบัญชีลูกหนี้ผิดรหัสบัญชี
* มีการบันทึกรายการผ่านสมุดรายวัน (JV) ที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบลูกหนี้
* กำหนดช่วงวันที่ของรายงานไม่ตรงกัน
* เอกสารบางรายการยังไม่ผ่านขั้นตอนการบันทึกบัญชีครบถ้วน
วัตถุประสงค์ :
เพื่อใช้ตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องของยอดลูกหนี้คงค้าง โดยเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างระบบลูกหนี้และบัญชีแยกประเภท พร้อมทั้งใช้เป็นแนวทางในการวิเคราะห์และปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้อง
เป้าหมาย :
* ยอดลูกหนี้คงค้างตรงกับบัญชีแยกประเภท
* สามารถระบุความแตกต่างของข้อมูลได้อย่างชัดเจน
* ข้อมูลมีความถูกต้องพร้อมใช้ในการปิดงวดบัญชี
* ลดความคลาดเคลื่อนของงบการเงิน
ขั้นตอนการปฏิบัติ :
1. เข้าเมนู งานการเงิน
2. เลือก เมนูรายงาน
3. เลือก รายงานสำหรับหัวหน้างาน-ลูกหนี้
4. เลือก รายงานเคลื่อนไหวลูกหนี้
5. เลือก รายงานสรุปเคลื่อนไหวยอดลูกหนี้ หรือ รายงานสรุปการเคลื่อนไหวลูกหนี้ตามรหัสบัญชี
6. กำหนดเงื่อนไข เช่น ช่วงวันที่ หรือ ประเภทลูกหนี้ ที่ต้องการตรวจสอบ
7. ตรวจสอบยอดคงเหลือจากรายงานสรุปเคลื่อนไหวยอดลูกหนี้
8. เปิดรายงานบัญชีแยกประเภทของรหัสบัญชีลูกหนี้ในช่วงวันที่เดียวกัน
9. เปรียบเทียบยอดระหว่างรายงานลูกหนี้และบัญชีแยกประเภท
10. หากพบความแตกต่าง ให้ตรวจสอบรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น JV หรือเอกสารที่ยังไม่ครบขั้นตอน และดำเนินการปรับปรุงให้ถูกต้อง
ประโยชน์ที่ได้รับ:
* ช่วยให้ยอดลูกหนี้คงค้างมีความถูกต้องและตรวจสอบได้
* ลดความคลาดเคลื่อนระหว่างระบบลูกหนี้และบัญชีแยกประเภท
* เพิ่มความมั่นใจในการจัดทำงบการเงิน
* สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาได้อย่างเป็นระบบ
* สนับสนุนการปิดงวดบัญชีได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
