Q : กรณี ตั้งเจ้าหนี้3คนบริษัทในเครือ แต่จ่ายเช็คในใบเดียวกัน เวลาจะทำชำระเจ้าหนี้ ต้องการเลือกเช็คใบเดียวกัน ทำอย่างไร
1. ชื่อเรื่อง
การบันทึกการจ่ายชำระเจ้าหนี้หลายรายด้วยเช็คใบเดียวกัน
2. สรุปปัญหาที่เกิดขึ้น
บริษัทมีเจ้าหนี้ 3 ราย (บริษัทในเครือ) แต่ในการชำระเงินจริงใช้ *เช็คใบเดียว* ทำให้เมื่อต้องบันทึกในระบบไม่สามารถเลือกเช็คใบเดียวกันในเมนูชำระเจ้าหนี้ของแต่ละรายได้ตามปกติ
3. วัตถุประสงค์
เพื่อให้สามารถบันทึกการชำระเงินเจ้าหนี้หลายรายด้วยเช็คใบเดียวได้อย่างถูกต้องตามเอกสารทางบัญชี และให้ยอดเจ้าหนี้ถูกต้องตรงตามความเป็นจริง
4. เป้าหมาย
- ให้ระบบแสดงการชำระหนี้ของเจ้าหนี้แต่ละรายครบถ้วน
- ใช้เลขที่เช็คใบเดียวกันสำหรับการชำระหนี้หลายเจ้า
- ให้รายการบัญชีถูกต้องและสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
A : แนะนำให้เพิ่มประเภทการจ่ายชำระก่อน แล้วในการจ่ายเจ้าหนี้แต่ล่ะเจ้าให้เลือกประเภทการจ่ายชำระอื่นๆแทน แล้วมากลับรายการที่ใบสำคัญทั่วไปแทน เลือกการจ่ายชำระด้วยเช็ค 1 เลข ที่ใบสำคัญทั่วไป
5. วิธีปฏิบัติ
1. เพิ่มประเภทการจ่ายชำระ (เช่น "จ่ายชั่วคราว" หรือ "จ่ายรวม")
1.1 ขั้นตอนการเพิ่มประเภทการจ่ายชำระ ไปที่ เมนูการเงิน > ตั้งค่า > ตั้งชื่อประเภทการชำระ > กดปุ่มเพิ่มเติม > เพิ่มชื่อรายได้ค่าใช้จ่าย > เพิ่มชื่อค่าใช้จ่ายย่อย
1.2 ทำการระบุรายละเอียดประเภทการจ่ายชำระ
วิธีการบันทึก
- รหัสจ่ายชำระ ระบุตัวเลขหรือตัวอักษรที่ใช้แทนการเรียกชื่อประเภทการจ่ายชำระ สามารถบันทึกได้ 16 หลัก
- ชื่อหลัก ระบุชื่อของประเภทการจ่ายชำระนั้น ๆ
- ใช้จ่ายชำระได้ คลิกเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม กรณีประเภทการจ่ายชำระนี้ยังสามารถนำไปใช้งานได้
- ชื่อรอง ระบุชื่อรองของประเภทการจ่ายชำระนั้นๆ เว้นเป็นค่าว่างได้
- ประเภท เลือกประเภทการจ่ายชำระ
- รหัสบัญชีจ่ายชำระ ระบุรหัสบัญชีของประเภทการจ่ายชำระนั้นๆ เมื่อมีการใช้งานประเภท ดังกล่าวจะให้โปรแกรมลงบัญชีด้วยรหัสใด
- บันทึก/ยกเลิก กดปุ่ม บันทึก เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลและทำการบันทึกข้อมูลนั้น ๆ ต่อ
2. เมื่อทำการเพิ่มประเภทการจ่ายชำระเรียบร้อย ให้ไปทำการชำระเจ้าหนี้แต่ละราย ไปที่เมนูการเงิน > งานการเงิน > กดปุ่ม เพิ่มเติม > เพิ่มเอกสารจ่ายชำระหนี้ > ชำระหนี้เจ้าหนี้(W) > PP.ใบชำระเจ้าหนี้(P)
2.1 เมื่อทำการเลือกรายการที่ต้องจ่ายชำระเรียบร้อยแล้ว
วิธีการบันทึก
- คลิกแถบ รายละเอียดชำระ
- ให้ระบุประเภทการชำระที่ต้องการและยอดเงินที่จ่ายชำระ ที่ช่อง *อื่นๆ* โดยให้เลือกเป็น ประเภทการจ่ายชำระอื่นๆ ที่เพิ่มขึ้นแทนการเลือกเช็คโดยตรง
- คลิกปุ่ม รวมชำระ เพื่อให้โปรแกรมคำนวณยอดหนี้คงเหลือหลังการจ่ายชำระ
- บันทึกใบชำระหนี้เจ้าหนี้ บันทึก โดย
กดปุ่ม พิมพ์ เพื่อบันทึกเอกสาร พร้อมสั่งพิมพ์ฟอร์ม และกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารและกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึกจบ เพื่อบันทึกเอกสารและออกจากหน้าจอการบันทึกเอกสาร
กดปุ่ม ยกเลิก เมื่อต้องการยกเลิกเอกสาร และออกจากจอภาพการทำงาน
3. หลังจากบันทึกชำระครบทุกเจ้าหนี้ไปที่ ใบสำคัญทั่วไป (JV) ไปที่เมนู การเงิน > งานการเงิน > กดปุ่ม เพิ่มเติม > เพิ่มเอกสารใบสำคัญรับจ่าย > ใบสำคัญทั่วไป > GV.ใบสำคัญทั่วไป
3.1 ทำการกลับรายการให้อยู่ในใบสำคัญทั่วไป
วิธีการบันทึก
- ไปที่แถบรายละเอียดชำระ
- ระบุข้อมูลเกี่ยวกับการรับ/จ่ายชำระ โดยเลือก การจ่ายชำระด้วยเช็คใบเดียวกัน ใส่เลขที่เช็คจริงบันทึกรายการให้ ครบถ้วน
- กลับไปที่หน้าลงบัญชี ให้โปรแกรมลงบัญชีให้อัตโนมัติจากการบันทึกข้อมูลจากแถบ รายละเอียด โดยการ คลิกขวา ลงบัญชีตามรายละเอียด โปรแกรมจะแสดง เดบิต / เครดิต ให้ตามที่บันทึกข้างต้น
- กดปุ่ม รวมยอด เพื่อให้โปรแกรมคำนวณมูลค่าด้านเดบิตและเครดิต
- บันทึกใบสำคัญทั่วไป โดย
กดปุ่ม พิมพ์ เพื่อบันทึกเอกสาร พร้อมสั่งพิมพ์ฟอร์ม และกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกเอกสารและกลับสู่หน้าจอบันทึกเอกสารต่อ
กดปุ่ม บันทึกจบ เพื่อบันทึกเอกสารและออกจากหน้าจอการบันทึกเอกสาร
6. ประโยชน์
- สามารถบันทึกการจ่ายหลายเจ้าหนี้ด้วยเช็คใบเดียวได้ถูกต้อง
- ยอดบัญชีของเจ้าหนี้ถูกต้องและตรวจสอบได้
- ลดความสับสนในการเลือกเช็คซ้ำในระบบ
- รองรับรูปแบบการจ่ายชำระที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจ เช่น การจ่ายรวมเป็นกลุ่มบริษัทในเครือ
