Q: กรณีต้องการตรวจสอบว่าเอกสารถูกลบโดยผู้ใช้งานคนใด สามารถตรวจสอบได้จากที่ไหน
A: กรณีที่ผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบ หรือพบว่าเอกสารถูกลบออกโดยไม่ทราบสาเหตุ ระบบ BPLUS ERP มีฟังก์ชันสำหรับบันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Log) ซึ่งสามารถใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเอกสารถูกลบโดยผู้ใช้งานรายใด เมื่อใด และเป็นเอกสารประเภทใด เพื่อช่วยให้สามารถติดตามและควบคุมการใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ลบเอกสาร (Audit Log)
สาเหตุ:
เอกสารบางรายการอาจถูกลบโดยไม่ตั้งใจ หรือจำเป็นต้องตรวจสอบผู้รับผิดชอบในการลบเอกสาร เพื่อใช้ในการติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมความถูกต้องของข้อมูลในระบบ
วัตถุประสงค์:
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบประวัติการลบเอกสารย้อนหลังได้อย่างถูกต้อง และทราบผู้ที่ดำเนินการลบเอกสาร
เป้าหมาย:
ให้สามารถระบุผู้ใช้งาน วัน และเวลาที่มีการลบเอกสารได้อย่างชัดเจน เพื่อใช้ในการตรวจสอบและควบคุมการทำงานภายในระบบ
ผลลัพธ์:
สามารถตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้งานที่ลบเอกสารได้จากเมนู ประวัติการใช้งาน (Audit Log / Activity Log) หรือรายงานประวัติเอกสาร ซึ่งระบบจะแสดงรายละเอียด เช่น ผู้ใช้งานที่ทำรายการ วันที่ และเวลาที่ลบเอกสาร
แนวทางปฏิบัติ:
1. งานบัญชี > รายงาน > รายงานสภาพเอกสาร
ประโยชน์ที่ได้รับ:
- สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้ลบเอกสาร
- เพิ่มความโปร่งใสในการทำงานของผู้ใช้งาน
- ลดความเสี่ยงจากการลบข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ช่วยในการตรวจสอบข้อผิดพลาดและแก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว
- สนับสนุนการควบคุมภายในและการตรวจสอบระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
