การควบคุมและบริหารสินค้าคงเหลือแบบระบบ ABC
การควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ถือว่าเป็นโจทย์ใหญ่ของคนปฏิบัติงานโลจิสติกส์ว่าควรจะมีปริมาณเท่าใด ให้เพียงพอในแต่ละประเภท ซึ่งจะเห็นได้ว่าสินค้าคงคลังนั้นจะเกี่ยวข้องกับต้นทุนการดำเนินงานของธุรกิจ ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาสินค้าคงคลัง (Inventory Carrying Cost) ซึ่งจะผันแปรไปกับปริมาณของสินค้าคงคลัง ซึ่งจะทำให้เกิดต้นทุนด้านต่างๆ อาทิ ต้นทุนเงินทุน (Capital Cost) และต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost) ต้นทุนในการดูแลสินค้า ได้แก่ ค่าประกันภัย และภาษี ต้นทุนพื้นที่การจัดเก็บสินค้า ได้แก่ ต้นทุนด้านสถานที่ซึ่งสัมพันธ์กับปริมาณของสินค้า รวมถึงต้นทุนความเสี่ยงในการจัดเก็บสินค้า ได้แก่ ความล้าสมัย การลักขโมย เป็นต้น
สำหรับสินค้าคงคลัง (Inventory) หมายถึง วัสดุหรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน อาจเป็นการดำเนินงานผลิต ดำเนินการขายหรือดำเนินงานอื่นๆ ซึ่งสินค้าคงคลังสามารถแบ่งเป็น 4 ประเภทหลักๆ คือ
1. วัตถุดิบ (Raw Material) คือ สิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาใช้ในการผลิต
2. งานระหว่างทำ (Work-in-Process) คือ ชิ้นงานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน
3. วัสดุซ่อมบำรุง (Maintenance/ Repair/ Operating Supplies) คือ ชิ้นส่วนหรืออะไหล่เครื่องจักรที่สำรองไว้เผื่อเปลี่ยนเมื่อชิ้นส่วนเดิมเสียหรือหมดอายุการใช้งาน
4. สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) คือ ปัจจัยการผลิตที่ผ่านทุกกระบวนการผลิตครบถ้วนพร้อมที่จะขายให้ลูกค้าได้
ทั้งนี้ ในส่วนของปัญหาด้านสินค้าคงคลัง ที่มักพบเจอภายในบริษัทโดยทั่วไป มีอยู่ 4 ประเด็น ดังนี้
1. ปัญหานโยบายการบริหารการจัดการสินค้าคงคลังไม่ชัดเจน เนื่องจากบริษัทต้องการที่จะจำหน่ายสินค้าที่มีความหลากหลาย รองรับต่อความต้องการของกลุ่มลูกค้าให้ครอบคลุมทุกกลุ่มมากที่สุด เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน ซึ่งก็จะทำให้ต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าสูงขึ้น และโอกาสเสี่ยงที่สินค้าจะล้าสมัยตามไปด้วย รวมถึงนโยบายการร่วมมือกับซัพพลายเออร์ในการส่งวัตถุดิบเข้าสู่กระบวนการการผลิต ทำให้สินค้า/วัตถุดิบขาดสต็อกและผลิตสินค้าไม่ทันส่งตามกำหนด
2. ปัญหานโยบายการสั่งซื้อสินค้า การมีสินค้าที่เกินความต้องการ หรือการมีสินค้าที่ไม่เพียงพอต่อความต้องการของตลาดและผู้บริโภค ที่ผ่านมักมาพบว่า ส่วนหนึ่งมาจากการสั่งซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ การที่ไม่ได้ศึกษาข้อมูลและพยากรณ์วิเคราะห์ยอดขายอย่างจริงจัง หรือเห็นประโยชน์ความคุ้มค่าในเงื่อนไขการสั่งซื้อในปริมาณที่มาก ราคาต่อหน่วยต่ำ หรือได้รับส่วนลดหรือโปรโมชั่นแต่ละซัพพลายเออร์ รวมถึงการไม่คำนึงถึงความนิยมของผู้บริโภคที่เพิ่มขึ้น-ลดลง
3. ปัญหาการขายและการรักษาฐานลูกค้า ในกรณีมีสินค้ามีไม่เพียงพอ ไม่สามารถส่งให้ลูกค้าได้ทันตามความต้องการ ทำให้ลูกค้าเสียเวลารอคอยและอาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนไปซื้อสินค้าของคู่แข่ง และถ้าหากฝ่ายขายไม่สามารถทำให้ลูกค้ากลับมาซื้อสินค้าของบริษัทได้อีก ทำให้บริษัทต้องสูญเสียลูกค้ารายนั้นๆ ไป ส่งผลให้ต้องหาลูกค้าใหม่มาเพิ่มเพื่อรักษายอดขาย ซึ่งต้นทุนในการขายสินค้าให้กับลูกค้ารายเก่าจะถูกกว่าลูกค้ารายใหม่
4. ปัญหาสินค้าไม่เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า นอกจากจะทำให้บริษัทต้องสูญเสียในการจำหน่ายสินค้าแล้ว บริษัทยังต้องมีต้นทุนในการจัดส่งเพิ่มอีก เนื่องจากว่าต้องรีบจัดส่งให้กับลูกค้าเพื่อรักษาความมั่นใจให้กลับสู่บริษัทโดยเร็ว ถึงแม้จะต้องเพิ่มเที่ยวส่ง หรือส่งสินค้าไม่เต็มคันรถก็ตาม ส่งผลให้ต้นทุนของสินค้าชนิดนั้นสูง อีกทั้งต้องแบกรับภาระต้นทุนค่าขนส่ง ทำให้กำไรบริษัทลดลง
อย่างไรก็ดี หากไม่มีสินค้าคงคลัง การผลิตอาจจะไม่ราบรื่น โดยทั่วไปฝ่ายขายค่อนข้างพอใจ หากมีสินค้าคงคลังสำรองไว้เป็นจำนวนมากๆ เพราะจะทำให้รู้สึกมั่นใจว่ามีสินค้าพอที่จะขายให้แก่ลูกค้า แต่หน้าที่ของสินค้าคงคลังคือ รักษาความสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทาน ทำให้เกิดการประหยัดจากการสั่งซื้อจำนวนมากๆ ซึ่งเป็นการลดต้นทุนและคลังสินค้าช่วยเก็บสินค้าปริมาณมากขึ้น ดังนั้น จึงต้องมีการศึกษาวิธีการควบคุมสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ซึ่งมีวิธีการด้วยกันอยู่หลายวิธี เช่น วิธีการจัดกลุ่มสินค้า (ABC Classification System หรือ ABC Analysis) หรือใช้หลักการของเดมมิ่ง (Plan Do Check Action) หรือการวิเคราะห์ด้วยผังก้างปลา (Fish-Bone หรือ Leaf Diagram) เป็นต้น
สำหรับระบบ ABC Analysis หมายถึง เทคนิคการจัดการสินค้าคงคลังโดยแบ่งตามลำดับชั้นความสำคัญออกเป็น 3 ชั้น คือ A, B และ C ดังนี้
สินค้าคงคลังกลุ่ม A หมายถึง ผลจากวิเคราะห์ ABC Analysis จัดเป็นกลุ่ม A มีสินค้าคงคลังอยู่ที่15-20% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด แต่มีมูลค่าอยู่ประมาณ 75-80% ของมูลค่าสินค้าคงคลังทั้งหมด ดังนั้น ต้องได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดมาก อาจจะมีการตรวจสอบทุกสัปดาห์
สินค้าคงคลังกลุ่ม B หมายถึง ผลจากวิเคราะห์ ABC Analysis จัดเป็นสินค้าคงคลังกลุ่ม B มีสินค้าคงคลังอยู่ที่ 30-40% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด แต่มีมูลค่าอยู่ประมาณ 15% ของมูลค่าสินค้าคงคลังทั้งหมด ต้องได้รับการควบคุมสินค้าเข้มงวดปานกลาง อาจจะมีการตรวจสอบทุกเดือน
และสินค้าคงคลังกลุ่ม C หมายถึง ผลจากวิเคราะห์ ABC โดยสินค้าคงคลังกลุ่ม C มีสินค้าคงคลังอยู่ที่ 40-50% ของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด แต่มีมูลค่าอยู่ประมาณ 5-10% ของมูลค่าสินค้าคงคลังทั้งหมด การควบคุมอาจจะไม่เข้มงวด อาจจะมีการตรวจสอบทุกๆ ไตรมาสก็ได้
การวางแผนการควบคุมสินค้ากลุ่ม A ก็จะมีการวางแผนอย่างดีเยี่ยม เพราะมีราคาต่อหน่วยของสินค้าสูงผู้บริหารอุตสาหกรรมควรเอาใจใส่เป็นพิเศษ ในขณะที่สินค้า B จะมีการวางแผนควบคุมระดับปานกลาง และควรเอาใจใส่พอสมควร และกลุ่ม C จะมีการวางแผนควบคุมในระดับต่ำหรืออาจจะไม่ต้องให้ความสนใจมากนัก
การควบคุมวัตถุดิบหรือสินค้าคงคลังดังกล่าว จะช่วยทำให้สะดวกในการตรวจสอบการดูแลรักษา เมื่อแผนกผลิตต้องการสินค้าหรือวัตถุดิบมาใช้ ตามแผนการผลิตที่ได้วางแผนไว้ ก็จะแจ้งแผนกจัดซื้อหรือฝ่ายจัดซื้อทำการจัดซื้อต่อไป ซึ่งแผนกจัดซื้อจะต้องทราบ จำนวน คุณลักษณะ และชนิดตามที่ต้องการแล้วก็จะมาพิจารณาหรือกำหนดปริมาณการสั่งซื้อว่าจะซื้อคราวละเท่าไรจึงจะเพียงพอต่อการผลิต ไม่มากเกินจนต้องทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาเพิ่มขึ้นหรือไม่น้อยเกินไปจนทำให้สินค้าขาดมือ และจะต้องพิจารณาอัตราการผลิตในแต่ละวัน ระยะเวลาที่ผู้ขายส่งสินค้ามาถึงหลังการสั่งซื้อ (Lead Time) และจะต้องรู้ว่าวัตถุดิบที่ต้องการขายจากแหล่งใด ใครเป็นคนขาย หลังจากนั้นทำการจัดซื้อ โดยจะต้องดูว่าสินค้าหรือวัตถุดิบมีราคาและความสำคัญเท่าไหร่ เพื่อที่จะสามารถพิจารณาในการตัดสินใจสั่งซื้อจากผู้ขายที่เหมาะสมกับสินค้าหรือวัตถุดิบนั้นมากที่สุด
บางทีผู้จัดซื้ออาจจะใช้วิธีการเสนอราคาหรือการประมูลราคากัน เพื่อจะได้ตัดสินใจว่าจะซื้อวัตถุดิบจากแหล่งใด เมื่อเลือกแหล่งซื้อได้แล้ว ก็จะกรอกแบบฟอร์มการสั่งซื้อ เมื่อผู้ขายได้ใบสั่งซื้อแล้วก็จะตอบรับใบสั่งซื้อ และใบสั่งซื้อนั้นจะถือเป็นสัญญาบังคับตามกฎหมายให้ผู้ซื้อต้องชำระเงิน ผู้ขายก็จะจัดส่งสินค้าหรือวัตถุดิบมาให้ผู้ขายยังจุดที่บอกเอาไว้ ต่อไปเป็นหน้าที่ของฝ่ายรับสินค้า เพื่อทำการตรวจ-รับสินค้า ทำการตรวจสอบคุณภาพสินค้า หลังจากนั้นก็จะทำหลักฐาน เป็นใบรายงานรับสินค้าไว้ หรือไม่ผู้ขายอาจจะทำใบกำกับสินค้านำส่งมาให้ เมื่อผู้ซื้อได้รับใบกำกับสินค้าแล้วก็จะลงชื่อรับสินค้าและแจ้งหรือส่งใบรายงานรับสินค้าไปยังแผนกหรือฝ่ายบัญชี เพื่อลงบัญชี และเก็บรายการเข้าแฟ้ม กำหนดระยะเวลาในการจ่ายเงิน แต่การสั่งซื้อสินค้าจะสั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายรายหลายเนื่องจากอาจจะสั่งสินค้าได้หลายชนิด ใบกำกับสินค้าที่อยู่ในแฟ้มก็จะมีหลายใบ เมื่อถึงเวลาจ่ายเงินตามใบกำกับสินค้าของสินค้าหรือวัตถุดิบฉบับใดก็จะนำเอาใบกำกับสินค้าของสินค้าหรือวัตถุดิบฉบับนั้นออกมาจากแฟ้มและเขียนเช็ค (Check)ตามจำนวน
ขั้นตอนการจัดลำดับสำคัญ ABC Analysis มีดังนี้
1. จัดทำข้อมูลสินค้าคงคลัง โดยมีรายละเอียดเป็นจำนวนที่สั่งซื้อต่อปี และราคาต่อหน่วยของสินค้าคงคลังแต่ละชนิด
2. คำนวณหามูลค่าในการซื้อสินค้าคงคลังแต่ละชนิดที่หมุนเวียนในรอบปีนั้น
3. จัดเรียงลำดับข้อมูลตามลำดับของมูลค่าในการซื้อสินค้าคงคลังจากมากไปหาน้อย
4. หาค่าเปอร์เซ็นต์ของจำนวนหน่วยสะสมในแต่ละชนิดของสินค้าคงคลังจำนวนมูลค่าการซื้อสะสม
5. นำเอาค่าเปอร์เซ็นต์มาเขียนกราฟ แล้วแบ่งชนิดของสินค้าคงคลังเป็นชนิด A และ B และ C ตามความเหมาะสม
ส่วนหลักการของเดมมิ่ง (Plan Do Check Action) คือ Plan คือ การวางแผนสินค้าหรือวัตถุดิบในแต่ละประเภทที่จะอยู่ในสินค้าคงคลัง Do คือ การปฎิบัติต่อสินค้าคงคลังแต่ละประเภท Check คือ การตรวจสอบผลการปฏิบัติต่อสินค้าคงคลังในปัจจุบัน และ Action คือ การแก้ไขสินค้าคงคลังแต่ละประเภท หรือใช้การวิเคราะห์ด้วยผังก้างปลา (Fish-Bone หรือ Leaf Diagram) ซึ่งจะทำให้ทราบถึงสาเหตุของปัญหาพร้อมที่จะนำไปแก้ไขต่อไป
ที่มา www.bsc.dip.go.th
