บทความการบริหารเงินสดย่อย เงินทดรองจ่ายสำหรับกิจการ

1.ตั้งค่าผังบัญชี เพิ่มเติมรหัสบัญชีเงินทดรองจ่ายพนักงาน

วิธีการบันทึกข้อมูล 

        การตั้งค่า  > ฝ่ายบัญชี  >   ผังบัญชี   >    คลิกขวาเลือกแก้ไข หลังจากนั้นแก้ไขคุณสมบัติบัญชีของสมุดเงินทดรองจ่ายเป็นเงิน   

1.ตั้งค่าสมุดเงินสด ตั้งค่าสมุดเงินสดแยกตามพนักงานผู้ขอเบิกเงินทดรองจ่าย เพื่อใช้สำหรับการตรวจสอบยอดตั้งเบิก และยอดเงินคงเหลือของผู้ถือเงิน ให้สามารถตรวจสอบได้ซึ่งทำให้สามารถทำการเบิกชดเชยส่วนต่างการใช้จ่ายกับยอดเงินเบิกทดรองจ่ายในภายหลังได้

วิธีการบันทึกข้อมูล 

        การตั้งค่า  >  ฝ่ายการเงิน  >  เพิ่มสมุดเงินสด   

เมื่อปรากฎหน้าจอให้ระบุรายการดังนี้

1.เบิกเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงาน บันทึกที่ GV.ใบสำคัญทั่วไป

วิธีการบันทึกข้อมูล 

        งานประจำวัน > การเงิน > งานใบสำคัญรับจ่าย > เลือก GV.ใบสำคัญทั่วไป > คลิกขวา

การลงบัญชี 

Dr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน (มาจากการผูกบัญชีเงินทดรองจ่ายของสมุดเงินสด)

            Cr. เงินสดในมือ

• หน้าจอลงบัญชีจะแสดงการลงบัญชีที่ได้จ่ายเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงานนั้นๆ ซึ่งจะเชื่อมโยงมาจากแถบรายละเอียดการชำระ โดยเมื่อระบุยอดเงินสดด้านรับเข้า และ ตัดจ่ายแล้ว ให้คลิกขวาแล้วเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด

• หน้าจอรายละเอียดการชำระ ให้บันทึกรายละเอียดรับชำระ โดยเลือกสมุดเงินทดรองจ่ายของพนักงาน และ ระบุจำนวนเงินลงไป ส่วนรายละเอียดการจ่ายชำระให้เลือกประเภทการจ่ายชำระที่บริษัทได้จ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งจากตัวอย่างเป็นการจ่ายโดยถอนเงินจากบัญชีให้กับพนักงาน จำนวน 10,000 บาท

2.ขณะเคลียร์เงินทดรองจ่าย เมื่อพนักงานดำเนินการใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว นำเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ มาเคลียร์กับทางบริษัท สามารถบันทึกเคลียร์เงินทดรองจ่ายได้ 2 วิธี ดังนี้

2.1 เคลียร์เงินทดรองจ่าย บันทึก GV. ใบสำคัญทั่วไป

วิธีการบันทึกข้อมูล 

        งานประจำวัน  >   การเงิน   >  งานใบสำคัญรับจ่าย  >   ใบสำคัญทั่วไป   >  เลือก GV.ใบสำคัญทั่วไป  >   คลิกขวา เลือกเพิ่ม GV.ใบสำคัญทั่วไป

การลงบัญชี 

Dr. ค่าใช้จ่าย

            Cr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน

• หน้าจอลงบัญชีจะแสดงการลงบัญชีที่ได้จ่ายโดยค้นหารหัสบัญชีค่าใช้จ่าย แถบรายละเอียดการชำระ โดยเมื่อระบุรายละเอียดการจ่ายชำระจากสมุดเงินทดรองจ่ายของพนักงาน ที่แถบลงบัญชีให้คลิกขวาแล้วเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด

• รายละเอียดการจ่ายชําระนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชําระเป็นสมุดเงินทดรองจ่ายและให้ระบุจํานวนเงินตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามจริง

2.2 เคลียร์เงินทดรองจ่าย บันทึก PV.ใบสำคัญจ่าย

วิธีการบันทึกข้อมูล 

          งานประจำวัน  >  การเงิน   >  งานใบสำคัญรับจ่าย  >   ใบสำคัญจ่าย   >   เลือก PV.ใบสำคัญจ่าย    >   คลิกขวา เลือกเพิ่ม PV.ใบสำคัญจ่าย

การลงบัญชี 

Dr. ค่าใช้จ่าย

            Cr. เงินทดรองจ่าย-พนักงาน

• จากนั้นระบุรหัสค่าใช้จ่ายย่อย ซึ่งหากไม่ทราบรหัสค่าใช้จ่าย สามารถคลิกขวา ค้นหารหัสค่าใช้จ่าย (ตามตัวอย่างรหัส A42 : ค่าบำรุงรักษายานพาหนะ)

• รายละเอียดการจ่ายชําระนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชําระเป็นสมุดเงินทดรองจ่ายและให้ระบุจํานวนเงินตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามจริง

**ในกรณีที่ใช้เงินทดรองจ่ายไม่หมดให้ทำการคืนเงินทดรองจ่ายให้กับบริษัท บันทึกคืนได้จาก GV.ใบสำคัญทั่วไป

• แถบรายละเอียดชำระนั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานจะจ่ายเงินคืนให้แก่บริษัทในรูปแบบใด แต่สำหรับเงินทดรองจ่ายพนักงานนั้นจะเลือกรายละเอียดการจ่ายชำระด้วยสมุดเงินสด-พนักงาน

• แถบลงบัญชีให้คลิกขวาเลือกลงบัญชีตามรายละเอียด จะแสดงการลงบัญชีให้อัตโนมัติตามแถบรายละเอียดชำระ

**ในกรณีที่เงินทดรองจ่ายเบิกไปใช้จ่ายไม่เพียงพอ การเบิกเงินทดรองจ่ายเพิ่มเติมให้กับพนักงานสามารถทำตามขั้นตอน 1. เบิกเงินทดรองจ่ายให้กับพนักงาน บันทึกที่ GV.ใบสำคัญทั่วไป

รายงานเคลื่อนไหวสมุดเงินสด 

        งานประจำวัน   >   การเงิน  >   รายงาน   >  8.สมุดเงินสด   >   รายงานเคลื่อนไหวสมุดเงินสด

**เงื่อนไขในการแสดงรายงาน**

• ช่วงวันที่
• สมุดเงินสด