1. ขอจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ
การขอให้พนักงานลงนามในหนังสือลาออกอย่างเป็นทางการ ก็เพื่อบันทึกว่าพนักงานคนนั้นตัดสินใจออกโดยความสมัครใจ ไม่ใช่การบีบบังคับหรือการเลิกจ้าง โดยรายละเอียดต้องมีการระบุวันที่มีผลบังคับด้วย เอกสารดังกล่าวจะเป็นรักษาผลประโยชน์ของบริษัทและตัวพนักงานเอง
2. ถ่ายโอนความรู้และความรับผิดชอบให้กับพนักงานคนอื่น
พูดคุยกับพนักงานและหัวหน้างานเพื่อกำหนดสถานะของโครงการปัจจุบันที่รับผิดชอบ เพื่อสร้างแผนมอบหมายหน้าที่หรือแผนผู้สืบทอดให้พนักงานใหม่รับช่วงต่อโดยไม่มีการสะดุด บันทึกกระบวนการทำงานที่สำคัญ และหากมีเวลาเอื้ออำนวยก็สามารถให้พนักงานฝึกอบรมเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบหลักนั้น ๆ ในฐานะพี่เลี้ยงเฉพาะกิจได้
3. แจ้งข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่พนักงานที่ลาออก
เป็นสิ่งสำคัญที่ HR จะต้องแจ้งสิทธิประโยชน์ทางกฎหมายให้แก่พนักงานที่ลาออก เนื่องจากทุก ๆ ประเทศจะมีกฏหมายต่าง ๆ ที่รองรับ เช่น ประกันสังคมที่บริษัทเอกชนส่วนใหญ่จะดำเนินการให้เสมอ ซึ่งจะมีการจ่ายเงินชดเชยสำหรับผู้ประกันตนกรณีว่างงานจากการเลิกจ้างและลาออกปกติด้วย
โดยกรณีถูกเลิกจ้าง จะได้รับเงินทดแทนระหว่างการว่างงานปีละไม่เกิน 180 วัน ในอัตราร้อยละ 50 ของค่าจ้างเฉลี่ย โดยคำนวณจากฐานเงินสมทบขั้นต่ำเดือนละ 1,650 บาท และฐานเงินสมทบสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท เช่น ผู้ประกันตนมีเงินเดือนเฉลี่ย 10,000 บาท จะได้รับเดือนละ 5,000 บาท
ส่วนกรณีลาออกเองหรือสิ้นสุดสัญญาจ้างตามกำหนดระยะเวลา ได้รับเงินทดแทนระหว่างการว่างงานปีละไม่เกิน 90 วัน ในอัตราร้อยละ 30 ของค่าจ้างเฉลี่ย โดยคำนวณจากฐานเงินสมทบขั้นต่ำเดือนละ 1,650 บาท และฐานเงินสมทบสูงสุดไม่เกิน 15,000 บาท เช่น ผู้ประกันตนมีเงินเดือนเฉลี่ย 10,000 บาท จะได้รับเดือนละ 3,000 บาท แถมพนักงานที่ลาออกจะยังสามารถใช้สิทธิประกันสังคมต่อได้อีก 6 เดือน โดยมิต้องเสียค่าใช้จ่าย (กรณีเจ็บป่วยหรือประสบอันตราย กรณีคลอดบุตร กรณีทุพพลภาพและกรณีเสียชีวิต)
สามารถขึ้นทะเบียนออนไลน์และรายงานตัวว่างงานที่เว็บไซต์ของกรมการจัดหางาน ภายใน 30 วันหลังลาออก
4. รับคืนทรัพย์สินของบริษัท
วันสุดท้ายของการทำงานควรให้พนักงานคืนทรัพย์สินของบริษัททั้งหมด เช่น บัตรประจำตัว อุปกรณ์อิเล็กทรอนิก โทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อป หรือกุญแจอาคาร จากนั้นประสานงานกับฝ่ายไอทีเพื่อปิดใช้งานรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสเข้าอาคาร คอมพิวเตอร์ หรือข้อมูลความลับ เพื่อรักษาความปลอดภัยของบริษัท
5. จ่ายเงินเดือนครั้งสุดท้าย
เป็นการปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งต้องครบกำหนดรวมไปถึงสวัสดิการอื่น ๆ (ถ้ามี) ก่อนจะดำเนินการปิดระบบการจ่ายเงินสำหรับพนักงานคนนั้นผ่านผู้ให้บริการที่บริษัทเลือกใช้ รวมไปถึงการยืนยันที่อยู่หรืออีเมลส่วนตัวพนักงาน เพื่อส่งสลิปเงินเดือนงวดสุดท้ายด้วย
6. ออกหนังสือรับรองการทำงาน
โดยแตกต่างจากการออก หนังสือรับรองเงินเดือน“เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”หากพนักงานเรียกขอให้ทำหนังสือรับรองการทำงาน ก็ต้องออกให้ในวันสุดท้ายของการทำงานไม่ว่ากรณีใดก็ตาม เพราะกรณีการออกหนังสือรับรองการทำงานมีกฎหมายระบุไว้ชัดเจนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า
7. แจ้งเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ และผู้ที่เกี่ยวข้องกับทำงานทั้งหมด
เป็นการแจ้งพนักงาน เพื่อนร่วมงาน รวมไปถึงลูกค้าหลักถึงการลาออกให้ทุกคนได้ทราบ พร้อมทั้งให้รายละเอียดพนักงานคนใหม่ที่จะเข้ามาทำงานต่อในอนาคต แน่นอนว่าควรหลีกเลี่ยงการเปิดเผยเหตุผลของการลาออกของพนักงานด้วย และสามารถนัดแนะช่วงเวลาให้พนักงานได้บอกลาทุก ๆ คนด้วย
8. ดำเนินการ Exit Interview
Exit Interview ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ๆ แต่หลายองค์กรกลับมองข้ามแบบไม่สนใจใยดี ทั้ง ๆ ที่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการได้มาซึ่งข้อมูล ทั้งนี้องค์กรสามารถเลือกวิธีการสัมภาษณ์ได้หลากหลาย ตามแต่วัฒนธรรมและความสะดวกใจ เพราะข้อมูลที่ได้มานั้น สามารถทำให้เรามองเห็นจุดแข็ง จุดอ่อน หรือกระทั่งสาเหตุที่แท้จริงที่พนักงานลาออก แล้วนำมาต่อยอดสร้างมาตรการหรือกลยุทธ์ป้องกันไม่ให้พนักงานลาออกได้
อีกข้อหนึ่งที่ HR ไม่ควรลืมก็คือการแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน ให้นายจ้างแจ้งการออกจากงานโดยระบุสาเหตุการออกจากงาน โดยใช้หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ที่มา hrnote.asia
เนื้อหาอื่นที่น่าสนใจ
3 สิ่งที่จะได้รับจากนายจ้าง เมื่อโดนไล่ออก
7 เรื่องที่ต้องรู้ เกี่ยวกับการลาออก
“ขอลาออกตอนสิ้นเดือน” แต่อนุมัติให้ออกทันที ต้องจ่ายค่าเสียหายให้ลูกจ้างหรือไม่ ?
HR สามารถตอบคำถามที่ทำงานใหม่ของอดีตลูกจ้างโทรมาสอบถามถึงสาเหตุการลาออกได้หรือไม่
ลาออกไม่ได้บอกล่วงหน้า นายจ้างจะไม่ให้เงินในส่วนที่ทำงานไปแล้ว ได้ไหม?
พฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์ของหัวหน้าที่ทําให้พนักงานตัดสินใจลาออกจากองค์กร
7 เหตุผลที่พนักงานลาออก
องค์กรควรทำการสัมภาษณ์พนักงานตอนลาออกไหม ?
ลูกจ้างถูกกดดันให้เขียนใบลาออก สามารถฟ้องเรียกค่าชดเชยได้
7 ความผิดร้ายแรง ที่ทำให้นายจ้างไล่ออกได้ทันที
