กรณีพนักงานลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ต้องนำส่งเงินหรือไม่

กรณีพนักงานลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ต้องพิจารณาว่าในงวดนั้นยังมี “ค่าจ้างที่เข้าเกณฑ์” เหลืออยู่หรือไม่

• หากลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างทั้งงวด และไม่มีค่าจ้างอื่นที่ต้องนำมาคำนวณเลย เงินสะสมและเงินสมทบของงวดนั้นเป็น 0 บาท
• หากลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างเพียงบางวัน ให้นำค่าจ้างที่เหลือจริงหลังหักวันลา รวมกับค่าจ้างรายการอื่นที่เข้าเกณฑ์มาคำนวณ
• การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างไม่ได้ทำให้สิ้นสุดสมาชิกภาพ ลูกจ้างยังเป็นสมาชิกกองทุนอยู่

เหตุผลตามหลักกฎหมาย

มาตรา 131 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานกำหนดว่า ทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้าง ให้ลูกจ้างจ่ายเงินสะสม โดยนายจ้างหักจากค่าจ้าง และให้นายจ้างจ่ายเงินสมทบในอัตราที่กำหนด

ดังนั้น หากลูกจ้างไม่มีสิทธิได้รับค่าจ้างเนื่องจากลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง และไม่มีค่าจ้างอื่นเกิดขึ้นในงวดนั้น ก็ไม่มีฐานสำหรับคำนวณเงินสะสมและเงินสมทบ

กรณีลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างทั้งเดือน

ตัวอย่าง พนักงานได้รับเงินเดือนปกติ 30,000 บาท แต่ได้รับอนุมัติลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างตลอดเดือนพฤศจิกายน 2569 และไม่มีรายได้อื่นที่เป็นค่าจ้าง

บริษัทจึงไม่ต้องหักเงินจากลูกจ้าง และไม่ต้องออกเงินสมทบสำหรับงวดนั้น แต่ต้องเก็บหลักฐานการลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างไว้ และไม่ควรแจ้งลูกจ้างออกจากกองทุน เพราะความสัมพันธ์การจ้างยังไม่สิ้นสุด

เมื่อกลับมาทำงานและได้รับค่าจ้างในงวดถัดไป ให้กลับมาคำนวณตามปกติ

กรณีลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างบางวัน

ตัวอย่าง พนักงานได้รับเงินเดือน 30,000 บาท ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง 3 วัน บริษัทคำนวณหักค่าจ้าง 3,000 บาท

ค่าจ้างคงเหลือ:

30,000 − 3,000 = 27,000 บาท

เงินกองทุนช่วงอัตรา 0.25%:

• เงินสะสมลูกจ้าง 27,000 × 0.25% = 67.50 บาท
• เงินสมทบนายจ้าง 27,000 × 0.25% = 67.50 บาท
• นำส่งรวม 135 บาท

จึงไม่ใช้เงินเดือนเต็ม 30,000 บาท แต่ใช้ค่าจ้างที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับจริงหลังหักวันลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

กรณีเงินเดือนเป็นศูนย์ แต่ยังมีค่าจ้างรายการอื่น

แม้เงินเดือนจะเป็นศูนย์ แต่ถ้างวดนั้นลูกจ้างยังได้รับเงินรายการอื่นที่มีลักษณะเป็นค่าจ้าง ก็ต้องนำรายการนั้นมาคำนวณ

ตัวอย่าง พนักงานลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างทั้งเดือน แต่ยังมีค่าคอมมิชชันจากผลงานในเวลาทำงานปกติของงวดก่อน 10,000 บาท ซึ่งถึงกำหนดจ่ายในเดือนนั้น

หากค่าคอมมิชชันดังกล่าวถือเป็นค่าจ้าง

• ฐานคำนวณ = 10,000 บาท
• ลูกจ้างสะสม = 25 บาท
• นายจ้างสมทบ = 25 บาท
• นำส่งรวม = 50 บาท

จึงไม่ควรพิจารณาเพียงว่า “เงินเดือนเป็นศูนย์” แต่ต้องตรวจรายการเงินได้ทั้งหมดในงวดด้วย

ต้องแยกจากวันลาที่ได้รับค่าจ้าง

วันลาบางประเภทกฎหมายหรือข้อบังคับของบริษัทกำหนดให้ลูกจ้างยังได้รับค่าจ้าง เช่น

• ลาป่วยภายในจำนวนวันที่ได้รับค่าจ้าง
• ลาพักผ่อนประจำปี
• ลากิจที่ได้รับค่าจ้างตามกฎหมายหรือข้อบังคับ
• ลาคลอดในส่วนที่นายจ้างมีหน้าที่จ่ายค่าจ้าง
• วันหยุดที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับค่าจ้าง

เงินที่จ่ายสำหรับวันหยุดหรือวันลาที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับ ถืออยู่ในความหมายของค่าจ้าง จึงต้องนำมาคำนวณกองทุนตามปกติ

ต้องแยกจากกรณีนายจ้างค้างจ่ายค่าจ้าง

กรณีนี้สำคัญมาก เพราะ “ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง” กับ “นายจ้างไม่จ่ายค่าจ้าง” ให้ผลต่างกัน

ลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

ลูกจ้างไม่มีสิทธิได้รับค่าจ้างในวันดังกล่าวตามข้อตกลงหรือระเบียบการลา จึงไม่มีฐานค่าจ้างในส่วนนั้น และไม่ต้องนำส่งจากยอดดังกล่าว

นายจ้างค้างจ่ายค่าจ้าง

ลูกจ้างทำงานและมีสิทธิได้รับค่าจ้าง แต่นายจ้างยังไม่จ่ายหรือจ่ายล่าช้า มาตรา 131 กำหนดว่า หากนายจ้างไม่จ่ายค่าจ้างตามกำหนด ให้นายจ้างมีหน้าที่นำส่งเงินสะสมและเงินสมทบ โดยถือเสมือนว่ามีการจ่ายค่าจ้างแล้ว

ตัวอย่าง ลูกจ้างทำงานครบเดือน มีสิทธิได้รับเงินเดือน 30,000 บาท แต่นายจ้างขาดสภาพคล่องและยังไม่ได้จ่ายเงินเดือน

กรณีนี้ไม่ใช่ฐาน 0 บาท นายจ้างยังต้องคำนวณจาก 30,000 บาท

• เงินสะสมลูกจ้าง 75 บาท
• เงินสมทบนายจ้าง 75 บาท

นายจ้างไม่สามารถบันทึกเป็นลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างเพื่อหลีกเลี่ยงการนำส่งได้

กรณีลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างต่อเนื่องหลายเดือน

หากลูกจ้างได้รับอนุมัติลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างหลายเดือน แต่ยังไม่ได้ลาออกหรือถูกเลิกจ้าง

• ยังคงสถานะเป็นลูกจ้าง
• ยังคงสถานะสมาชิกกองทุน
• เดือนที่ไม่มีค่าจ้างและไม่มีค่าจ้างอื่น ฐานคำนวณเป็นศูนย์
• ไม่ต้องสมทบขั้นต่ำ เพราะกองทุนไม่มีฐานขั้นต่ำ
• เมื่อกลับมารับค่าจ้าง ให้เริ่มคำนวณตามปกติ
• ไม่ควรแจ้งสิ้นสุดสมาชิกภาพเพียงเพราะไม่มีค่าจ้างชั่วคราว

ฝ่าย HR ควรตรวจข้อกำหนดการรายงานงวดที่ยอดเป็นศูนย์ผ่านระบบของกรมอีกครั้งเมื่อระบบเปิดใช้งานจริง เพราะแม้ไม่มีเงินนำส่ง แต่อาจยังต้องแสดงสถานะสมาชิกหรือจัดเก็บรายงานประกอบ

แนวทางตั้งค่าในโปรแกรมเงินเดือน

ฝ่าย HR ควรตั้งค่าดังนี้

1. บันทึกประเภทการลาเป็น “ลาไม่รับค่าจ้าง” ให้ถูกต้อง
2. ให้ระบบหักค่าจ้างตามหลักเกณฑ์ของบริษัท
3. ใช้ค่าจ้างหลังหักวันลาเป็นฐานกองทุน
4. ตรวจรายการค่าจ้างอื่น เช่น ค่าคอมมิชชันหรือค่าตำแหน่ง
5. ถ้าฐานค่าจ้างรวมเป็นศูนย์ ให้เงินสะสมและเงินสมทบเป็นศูนย์
6. ไม่แจ้งพนักงานออกจากกองทุน
7. เก็บใบลาและหนังสืออนุมัติเป็นหลักฐาน
8. แยกกรณีลาไม่รับค่าจ้างออกจากกรณีค้างจ่ายเงินเดือนอย่างชัดเจน

สรุป: หากพนักงานลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างทั้งงวดและไม่มีค่าจ้างอื่น เงินสะสมและเงินสมทบเป็น 0 บาท แต่ยังคงเป็นสมาชิกกองทุน หากลาเพียงบางวัน ให้คำนวณจากค่าจ้างที่เหลือจริง ส่วนกรณีนายจ้างค้างจ่ายค่าจ้างยังคงต้องนำส่ง เพราะลูกจ้างมีสิทธิได้รับค่าจ้างอยู่